Làm thế nào để tạo một kế hoạch truyền thông cho quản lý dự án?
Khi bạn bắt đầu một dự án, điều đầu tiên bạn làm là tạo ra một kế hoạch dự án. Một kế hoạch dự án là một tài liệu được thiết kế để hướng dẫn việc kiểm soát và thực hiện dự án. Nói một cách đơn giản, một kế hoạch dự án thiết lập các nhiệm vụ, sự kiện quan trọng, và phân phôi và gán cho mọi người vào mỗi nhiệm vụ. Có rất nhiều dữ liệu và nỗ lực đi vào việc tạo kế hoạch dự án. Tuy nhiên, có một điều mà một kế hoạch dự án không bao gồm, nhưng một điều có thể gây nguy hiểm cho toàn bộ dự án.
Truyền thông là một phần quan trọng của mọi dự án nhưng, vì nó xảy ra thường xuyên, hai bên liên quan đến dự án - khách hàng và nhà thầu - giả định rằng cả hai đều quan tâm đến việc hoàn thành dự án thành công. Đây không phải là luôn luôn như vậy. Trong khi nhà thầu chịu trách nhiệm rất lớn về việc thực hiện dự án, khách hàng thường không nhận ra có bao nhiêu đầu vào là cần thiết từ phía họ. Kế hoạch truyền thông dự án giúp nhà thầu có được khách hàng tham gia, đồng thời cũng thiết lập các tiêu chuẩn và tần suất giao tiếp làm việc cho cả hai bên.
Kế hoạch truyền thông dự án là gì
Kế hoạch truyền thông dự án là tài liệu xác định thời điểm, cách thức và loại thông tin được chia sẻ với các bên liên quan và những gì đầu vào được mong đợi từ phía họ. Không phải mọi dự án đều cần một Kế hoạch truyền thông dự án. Các dự án có quy mô lớn với nhiều bên liên quan có thể sẽ gặp một số vấn đề nếu các bên liên quan không hoàn toàn cam kết xây dựng các mô hình truyền thông rộng lớn. Các dự án nhỏ, mặt khác, ngụ ý một số lượng hạn chế các bên liên quan và các mẫu giao tiếp đơn giản, do đó, một kế hoạch truyền thông dự án sẽ là dự phòng.
Điều quan trọng nhất cần nhớ về Kế hoạch truyền thông dự án là mục tiêu chính của nó là đưa mọi người vào cùng một trang. Là một nhà thầu, bạn sẽ nhận được sự bảo đảm về một phản ứng kịp thời cho phép bạn di chuyển dự án về phía trước, trong khi với tư cách là khách hàng, bạn có kế hoạch giao tiếp rõ ràng để bạn có thể lên lịch các hoạt động và dự án khác. Cuối cùng, một kế hoạch truyền thông dự án có lợi cho cả hai bên.
Tại sao tạo một kế hoạch truyền thông dự án
Ngoài việc giữ mọi người trên cùng một trang, dưới đây là một số lợi ích khác của Kế hoạch truyền thông dự án:
- Loại bỏ giao tiếp không cần thiết
Mọi người đều ghét các cuộc họp quá nhiều và các cuộc gọi hội nghị không mang lại bất kỳ kết quả nào. Kế hoạch truyền thông dự án chỉ thiết lập đúng số lượng liên lạc cần thiết cho dự án và ngăn ngừa lãng phí thời gian của mọi người.
- Xây dựng mối quan hệ tốt hơn
Một kế hoạch dự án là tất cả về sản xuất công việc tuyệt vời, một kế hoạch truyền thông dự án là tất cả về việc giữ cho các kết nối đi. Không có dự án nào có thể tồn tại mà không có sự hiểu biết rõ ràng về kỳ vọng. Kế hoạch truyền thông của dự án giúp bạn đặt kỳ vọng đúng và cung cấp dịch vụ thông tin liên lạc cao.
- Tách riêng cỏ dại từ chaff
Có rất nhiều thông tin liên lạc đang diễn ra xung quanh dự án, nhưng không phải tất cả nó đều cần được chuyển tiếp cho khách hàng. Bạn không muốn áp đảo khách hàng với quá nhiều thông tin và trì hoãn việc ra quyết định. Kế hoạch truyền thông dự án giúp bạn xác định thông tin nào bắt buộc phải được truyền cho khách hàng và thông tin nào có thể ở trong nhóm.
Cách tạo kế hoạch truyền thông dự án
Không có quy tắc nào được thiết lập để tạo Gói quản lý dự án, nhưng dưới đây là một số hướng dẫn chung:
1. Xác định mục tiêu của bạn
Trước khi bạn bắt đầu tạo một Kế hoạch truyền thông dự án, hãy xem bạn có cần Kế hoạch truyền thông dự án ngay từ đầu không. Hiểu được mục tiêu của bạn sẽ giúp bạn xác định Kế hoạch truyền thông dự án rơi vào bức tranh lớn hơn của dự án như thế nào. Mục tiêu của bạn có thể bao gồm: giữ cho các bên liên quan được thông báo về nhu cầu của dự án, cung cấp cơ hội thu thập phản hồi, cung cấp nhận xét và giải thích để đi cùng với phân phôi dự án.
2. Điền thông tin liên lạc và thông tin của các bên liên quan
Bước tiếp theo là liệt kê tất cả các bên liên quan, thông tin liên lạc của họ, ghi lại các tùy chọn liên lạc và tính khả dụng của họ. Phần này của Kế hoạch truyền thông dự án sẽ giúp bạn biết ai chính xác tham gia vào dự án từ phía khách hàng và cần bao nhiêu sự tham gia từ mỗi bên liên quan. Bạn cũng có thể muốn viết nhận xét cá nhân của mình bên cạnh mỗi bên liên quan - những điều này sẽ đảm bảo phương pháp tiếp cận cá nhân và giúp bạn mang lại trải nghiệm khách hàng tuyệt vời.
3. Lập danh sách những gì sẽ được chia sẻ
Có một số thông tin sẽ luôn luôn tồn tại bên trong như cuộc trò chuyện giữa các thành viên trong nhóm và trạng thái của các nhiệm vụ phụ. Và sau đó, có thông tin phải được chia sẻ với khách hàng như thời gian dự án và cờ ngân sách, trạng thái nhiệm vụ, mốc quan trọng và yêu cầu thông tin từ khách hàng. Bạn muốn có một sự hiểu biết đầy đủ về từng loại thông tin và liệt kê nó trong Kế hoạch truyền thông dự án của bạn, phác thảo những gì sẽ được chia sẻ và tại sao loại thông tin này lại quan trọng để chia sẻ.
4. Tạo danh sách các loại giao tiếp
Các loại giao tiếp khác nhau từ các cuộc họp hàng tuần đến email hàng ngày. Khi bạn tạo một danh sách, hãy suy nghĩ về loại giao tiếp nào sẽ giúp bạn giữ cho các bên liên quan được thông báo trái ngược với việc tạo các chuỗi giao tiếp dư thừa để cho khách hàng thấy bạn đang bận làm việc trong dự án. Mô tả từng loại thông tin liên lạc một cách chi tiết: Mỗi loại truyền thông đòi hỏi những gì? Loại đầu vào nào được mong đợi từ các bên liên quan? Thông tin sẽ được gửi như thế nào? Các hành động tiếp theo là gì?
5. Xác định các công cụ và kênh truyền thông
Cuối cùng, bạn không muốn khách hàng bị lạc trong vô số các kênh truyền thông. Trong số các công cụ quản lý dự án, ứng dụng email khách, cuộc trò chuyện và sứ giả chọn các kênh hoạt động cả cho bạn và khách hàng. Tốt nhất là nếu dự án có một không gian dành riêng cho tất cả các thông tin được chia sẻ. Thông thường, không gian chuyên dụng này là một công cụ quản lý dự án . Trước khi bạn bắt đầu thực hiện dự án, hãy đảm bảo bạn liên lạc với khách hàng về cách công cụ quản lý dự án được thiết lập và loại sự tham gia của khách hàng nào được mong đợi. Thông tin về công cụ quản lý dự án được nhóm nghiên cứu sử dụng cũng nên được đưa vào Kế hoạch truyền thông dự án.
Từ cuối cùng
Công việc của bạn với tư cách là người quản lý dự án không dừng lại khi Kế hoạch truyền thông dự án hoàn tất. Bạn cần trình bày kế hoạch cho khách hàng và yêu cầu họ đồng ý với nó. Ngay cả khi khách hàng đồng ý với kế hoạch, nó không tự động có nghĩa là họ sẽ theo dõi nó. Là người quản lý dự án, bạn cần phải liên tục nhắc nhở khách hàng rằng để dự án tuân thủ một cách suôn sẻ Kế hoạch truyền thông dự án là điều bắt buộc. Nhưng ngay cả trong tình huống hoàn hảo, cả hai bên đều hiểu rõ trách nhiệm của họ và vui mừng được làm việc trong dự án, một Kế hoạch Truyền thông Dự án đã được phê duyệt phục vụ như một lời khai bổ sung về sự cống hiến của khách hàng cho sự thành công của dự án.
STD Việt Nam luôn cung cấp các giải pháp phần mềm hiệu quả (Quản lý kinh doanh, nhân sự, y tế, bán hàng, phòng khám và giáo dục...) nhằm nâng cao hiệu suất lao động với bài toán quản lý thông minh và chính xác. Các sản phẩm về website luôn được đánh giá cao, đó là công cụ để mọi người tiếp cận với các thông tin và sản phẩm của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0.
Các sản phẩm phần mềm quản lý nổi bật: